Stella

Des lettres et des lettres

La création de lettres, cet outil de communication très prisé des entreprises et des administrations, ne relève pas d’une grande complexité. Mais si l’on regarde de plus près…

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Cet article fait partie d’une longue série, réalisée avec le studio créatif Madcats, sur la création de documents avec WeasyPrint.

  1. Des documents adaptés à vos envies et vos formats
  2. Des factures à votre image
  3. Le sens du détail
  4. Des lettres et des lettres
  5. C’est quoi le rapport ?
  6. En long, en large et sans travers

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Une pluie de lettres

Écrire une lettre, c’est facile. On met l’adresse de l’expéditeur, l’adresse du destinataire, le contenu, une signature et voilà.

Écrire une lettre, c’est facile quand il n’y en a qu’une seule à envoyer. Dès lors que l’on a besoin d’en envoyer plusieurs exemplaires, ça se complique.

Une pluie de lettres
Ça fait beaucoup là, non ?

Lorsque l’on envoie plusieurs lettres, l’adresse de l’expéditeur est probablement la même, le contenu et la signature aussi. Par contre, l’adresse du destinataire change.

Une solution qui parait séduisante au premier abord est de créer un modèle de notre lettre et de changer l’adresse manuellement (ou d’utiliser l’option de publipostage de votre logiciel de traitement de texte favori. Spoiler, c’est assez limité et très prise de tête).

Cette solution fonctionne, il est vrai. Mais qui aime passer ses journées à copier-coller des adresses et à essayer d’ajuster tant bien que mal la mise en page générale ? Pas grand monde.

Et si l’on rajoute à ça le fait de mettre le logo de notre entreprise ou de notre administration, une entête qui reflète notre identité et un pied-de-page avec des mentions… C’est fini, c’est l’enfer.

Comment éviter ces heures d’arrachage de cheveux et préparer vos lettres en toute sérénité ?

Tâche répétitive = automatisation

Le meilleur moyen de mettre fin à une tâche répétitive est l’automatisation.

Alors oui, vous allez nous dire que le modèle de lettre sur le logiciel de traitement de texte était déjà une automatisation et que ça n’a rien changé. Que c’est toujours aussi pénible. Et vous avez raison.

Utiliser un modèle est une première étape vers l’automatisation. Maintenant est venu le moment d’aller plus loin et d’automatiser ces copier-collers d’adresses et ces ajustements de position.

C’est le moment d’utiliser les technologies du web !

Internet
Parce que les licornes, c’est le web.

En utilisant HTML/CSS pour créer vos lettres, la mise en page des lettres va pouvoir s’adapter à leur contenu toute seule.

En plus de vous éviter une calvitie prématurée, utiliser CSS pour faire la mise en page vous permettra d’être beaucoup plus libre (mais aussi rigoureux) graphiquement.

Une lettre Une lettre Une bon de commande avec une lettre
Différentes lettres.

Fini les lettres avec un visuel bancal et approximatif, il est l’heure d’impressionner vos correspondants et de mettre en avant votre identité graphique. Car oui, c’est important.