Stella

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Cet article fait partie d’une longue série, réalisée avec le studio créatif Madcats, sur la création de documents avec WeasyPrint.

1. Des documents adaptés à vos envies et vos formats
2. Des factures à votre image
3. Le sens du détail
4. Des lettres et des lettres
5. C’est quoi le rapport ?
6. En long, en large et sans travers
7. Des affiches et des flyers
8. Sortez le grand jeu (de cartes)

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Un modèle de facture

La création de factures est un grand classique de la création de documents en entreprise. Que vous ayez besoin de les écrire à la main ou que vous ayez une plateforme de vente en ligne, vous avez besoin de les générer régulièrement.

La mise en page d’un modèle de facture peut être plus compliquée qu’il n’y paraît. Si le type de contenu à inclure est toujours similaire, une partie importante des données varie cependant : l’adresse du client, les produits vendus, les montants et les quantités… Est-on sûr du résultat quand le nombre de lignes dans le tableau devient très important, ou quand la description des opérations à faire s’allonge inexorablement ?

Et bien sûr, on souhaite que la facture suive au maximum la charte graphique de l’entreprise. Il faut donc y inclure des logos, des couleurs, des fontes qui correspondent à l’image que l’on veut donner.

Pour les factures, comme pour la plupart des documents institutionnels, il est généralement possible de créer un modèle dans un traitement de texte, puis de le copier et de le modifier à chaque fois. Mais on s’expose à ce moment-là à l’inévitable erreur de copier-coller, ou aux erreurs de calcul pour les sommes indiquées.

L’automatisation est une solution idéale, autant pour le contenu que pour la mise en page. C’est une bonne manière de satisfaire toutes les parties prenantes : le client, bien entendu, mais aussi les graphistes (qui aiment une mise en page parfaite), les responsables juridiques (qui veulent que tous les champs requis soient toujours intégrés), les équipes commerciales (qui veulent facilement et rapidement créer les factures).

Comment faire, et pour quel résultat ? C’est ce que nous allons voir.

Les sous et les couleurs

Le casse-tête commence d’un point de vue graphique. À partir d’un contenu validé par la direction, on souhaiterait avoir une grande liberté créative pour donner envie au client de payer avec une facture engageante (si, je vous assure, certains clients sont contents de payer, surtout si la facture est agréable à regarder). La facture étant par définition un document qui s’archive, elle est également l’une des images que le client gardera du prestataire. Alors, autant investir un peu de temps pour l’utiliser comme outil de communication.

Sans chercher à être exhaustif avec les mentions légales nécessaires (vos conseillers juridiques s’en chargeront), voici ce à quoi pourrait ressembler votre première facture.

Cette facture est particulièrement simple. Elle ne se démarque pas franchement d’un point de vue graphique, mais elle est au moins claire et lisible.

Vous vous dites que n’importe qui aurait pu la faire avec un vulgaire tableur (et un peu de patience pour régler tous les alignements des ces fichues cellules qui ne rentrent jamais vraiment sur une page). Vous n’avez pas tort. Mais cette facture simple est faite différemment, et elle a un super-pouvoir : elle peut changer d’apparence en un clin d’œil.

Ah bon ? Totalement ! Alors, à quoi pourrait-elle donc ressembler ?

Attendez… À partir de la même facture, on peut faire tout ça sans changer le contenu ?

Oui. Ce n’est pas de la magie, c’est juste un petit peu de technique. Mais… Comment ça marche ?

Je thème

Rassurez-vous, nous n’irons pas nous perdre dans les tréfonds des solutions techniques. Nous survolerons juste les quelques petites choses qu’il faut pour comprendre un minimum ce qui se passe.

À bien y réfléchir, cette manière de décliner du contenu avec des apparences différentes est assez commune avec un outil que nous utilisons tous les jours : Internet. Vous avez déjà vu des tonnes de blogs, dont le type de contenu est toujours le même (une liste d’articles, dans les grandes lignes). Et pourtant, chaque blog à son apparence bien à lui.

Depuis de nombreuses années, un site montre assez bien ce fonctionnement : CSS Zen Garden. Le même contenu y est présenté avec de nombreux styles graphiques. Vous devriez y trouver quelque chose à votre goût, que vous aimiez les grosses lettres et aplats de couleurs, les présentations épurées, les orchidées ou les voyages sous la mer.

Nos factures utilisent simplement la même technologie que les sites Internet.

Avec HTML et CSS (dont vous avez sans doute déjà entendu parler), à partir d’un seul contenu, il est possible de changer la présentation pour obtenir ce que l’on souhaite, avec une grande liberté de création.

Cette solution offre de grands avantages. Comme pour les sites, il est possible de garder une partie fixe qui ne changera pas d’une facture à l’autre (les informations légales, en particulier) et de décider quelles parties seront variables et modifiables par l’utilisateur. Il est même possible d’automatiser les sommes, histoire d’éviter les erreurs de calcul qui sont toujours un peu gênantes quand le client s’en rend compte (c’est arrivé à tout le monde, ce n’est pas la peine de nier).

Pour la partie graphique, c’est également une libération : demandez aux graphistes autour de vous s’ils aiment créer quelque chose de joli sur Word, ou s’ils préfèrent le faire sur un site Internet (spoiler alert : ils préfèrent Internet). Les technologies du Web apportent une liberté inégalée, et permettront d’obtenir un résultat de meilleure qualité en moins de temps, peut-être même avec le sourire de tout le monde.

Et après ?

Il y aurait beaucoup d’autres choses à dire sur les factures, leurs tableaux qui peuvent devenir trop longs, leurs descriptions qui peuvent prendre un peu trop de place, leurs subtilités dans l’affichage des cellules de tableaux… On voit la qualité des documents dans ces détails, et il ne faudrait rien laisser au hasard pour arriver à produire les factures parfaites que vos clients paieront avec le sourire 😁.

Patience, patience… Nous parlerons de tout cela dans le prochain article !